So schreiben Sie einen formellen Brief: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie lernen möchten, wie man einen formellen Brief schreibt, finden Sie hier eine Kurzanleitung. Darin erklären wir, was ein formeller Brief ist, welche Arten es gibt, wann man ihn verschicken sollte und welche Struktur er haben sollte.

Was ist ein formeller Brief?

Ein formeller Brief ist eine professionelle schriftliche Kommunikation, die bestimmten Formatierungskonventionen folgt und formelle Sprache verwendet. Im Gegensatz zur informellen Korrespondenz pflegen formelle Briefe einen respektvollen, höflichen Ton und entsprechen etablierten Standards der Geschäftskorrespondenz. Diese Briefe werden typischerweise für offizielle Zwecke, Geschäftstransaktionen, Beschwerden, Bewerbungen und andere Situationen verwendet, die professionelle Kommunikation erfordern.

Arten von formellen Briefen

1. Geschäftsbriefe

• Anschreiben für den Job Anwendungen
• Kündigungsschreiben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Empfehlungsschreiben für Kollegen oder Mitarbeiter
• Beschwerdebriefe um Probleme mit Produkten oder Dienstleistungen zu beheben
• Anfragebriefe Informationen anfordern über Produkte, Dienstleistungen oder Möglichkeiten

2. Offizielle/Regierungsbriefe

• Briefe an Regierungsbeamte Bedenken oder Bitten äußern
• Rechtskorrespondenz bei Verträgen, Streitigkeiten oder behördlichen Angelegenheiten
• Steuerbezogene Kommunikation mit Finanzämtern
• Einwanderungsbriefe für Visumanträge oder Staatsbürgerschaftsangelegenheiten

3. Akademische Briefe

• Bewerbungsschreiben für die Zulassung zum College oder zur Universität
• Stipendienantragsschreiben
• Briefe an Professoren für Recherchemöglichkeiten oder Empfehlungen
• Akademische Beschwerdebriefe zu institutionellen Fragen

4. Persönliche formelle Briefe

• Versicherungsanspruchsschreiben
• Bankkorrespondenz bei Kontoproblemen oder Kreditanfragen
• Medizinische Briefe an Gesundheitsdienstleister oder Versicherungsunternehmen
• Vermieter-Mieter-Korrespondenz in Mietsachen

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Wann sollte man einen formellen Brief senden?

Berufliche Situationen

• Bewerbungen – Bei der Bewerbung um Stellen, Praktika oder Beförderungen
• Geschäftsverhandlungen – Angebote, Verträge oder Partnerschaftsgespräche
• Probleme mit dem Kundenservice – Formelle Beschwerden oder Lösungsanfragen
• Professionelles Networking – Stellen Sie sich Branchenkontakten vor

Rechtliche und behördliche Angelegenheiten

• Regierungskommunikation – Anfordern von Dienstleistungen, Einreichen von Beschwerden oder Einholen von Informationen
• Rechtsstreitigkeiten – Erstkorrespondenz vor Einschaltung von Anwälten
• Versicherungsangelegenheiten – Geltendmachung von Ansprüchen oder Anfechtung von Entscheidungen
• Finanzinstitute – Kreditanträge, Kontostreitigkeitenoder Serviceanfragen

Akademische und pädagogische Kontexte

• Schulaufnahmen – Universitätsbewerbungen oder Transferanträge
• Stipendienbewerbungen – Beantragung von Finanzhilfen oder Zuschüssen
• Akademische Einsprüche – Anfechtung von Noten oder Verwaltungsentscheidungen
• Forschungsanträge – Suche nach Finanzierungs- oder Kooperationsmöglichkeiten

Persönliche Verwaltungsanforderungen

• Wohnen ist wichtig – Mietstreitigkeiten, Kautionsrückzahlungen oder Wartungsanfragen
• Gesundheitskommunikation – Versicherungsbeschwerden oder Anfragen zu Krankenakten
• Verbraucherrechte – Produktgarantien, Rückerstattungen oder Servicegarantien

Aufbau eines formellen Briefes

1. Kopfzeilenabschnitt

• Ihre Adresse (Absenderadresse) – oben rechts positioniert
• Datum – im Vollformat geschrieben (z. B. 15. Januar 2024)
• Empfängeradresse – auf der linken Seite, unterhalb des Datums positioniert

2. Anrede

• Formelle Begrüßung wie „Sehr geehrter Herr Smith“, „Sehr geehrte Frau Johnson“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“,
• Verwenden Sie konkrete Namen, wenn bekannt; vermeiden Sie nach Möglichkeit allgemeine Begrüßungen
• Beenden Sie immer mit einem Komma

3. Eröffnungsabsatz

• Geben Sie Ihren Zweck an klar und prägnant
• Kontext festlegen falls erforderlich
• Schaffen Sie einen professionellen Ton von Anfang an

4. Textabsätze

• Entwickeln Sie Ihre Hauptpunkte mit unterstützenden Details
• Verwenden Sie eine klare, logische Organisation wobei sich jeder Absatz auf eine Hauptidee konzentriert
• Beweise oder Beispiele liefern zur Unterstützung Ihrer Anfragen oder Aussagen
• Behalten Sie eine professionelle Sprache bei hindurch

5. Schlussabsatz

• Fassen Sie Ihre Hauptanfrage zusammen oder Zweck
• Gewünschte Aktionen angeben oder nächste Schritte
• Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus für die Zeit und Aufmerksamkeit des Lesers
• Kontaktinformationen angeben zur Nachverfolgung

6. Professioneller Abschluss

• Formelle Abnahme wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“ oder „Mit freundlichen Grüßen“,
• Ihre Unterschrift (handschriftlich, wenn eine physische Kopie gesendet wird)
• Eingegebener Name unter der Signatur
• Titel/Position falls relevant

7. Zusätzliche Elemente (falls zutreffend)

• Gehäuse – Geben Sie an, ob Sie zusätzliche Dokumente beifügen
• Durchschlag (CC) – beim Versenden von Kopien an Dritte
• Referenznummern – für die offizielle Korrespondenz

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So schreiben Sie in 6 Schritten einen formellen Brief

Einen formellen Brief zu schreiben muss nicht kompliziert sein. Befolgen Sie diese 6 einfachen Schritte, um professionelle Korrespondenz zu verfassen, die Wirkung zeigt.

Schritt 1: Richten Sie Ihr Briefformat ein

Beginnen Sie mit der richtigen Formatierung, um von Anfang an Professionalität zu vermitteln.

• Ihre Adresse: Schreiben Sie Ihre vollständige Adresse in die obere rechte Ecke
• Datum: Geben Sie das vollständige Datum (z. B. 15. März 2024) unter Ihrer Adresse an
• Empfängeradresse: Fügen Sie auf der linken Seite den Namen, den Titel, die Firma und die vollständige Adresse des Empfängers hinzu
• Lassen Sie ausreichend Abstand: Verwenden Sie einfachen Zeilenabstand innerhalb von Adressen und doppelten Zeilenabstand zwischen Abschnitten

Beispiel:

                                    123 Main Street Stadt, Staat 12345 15. März 2024 Herr John Smith Personalleiter ABC Company 456 Business Ave Stadt, Staat 67890

Schritt 2: Verfassen Sie eine passende Anrede

Wählen Sie die richtige Begrüßung, um einen respektvollen Ton anzuschlagen.

• Wenn Sie den Namen kennen: „Sehr geehrter Herr Smith“ oder „Sehr geehrte Frau Johnson“,
• Wenn der Name unbekannt ist: „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte/r Personalchef/in“,
• Für bestimmte Abteilungen: „Sehr geehrtes Kundenserviceteam“ oder „Sehr geehrtes Zulassungskomitee“,
• Verwenden Sie immer ein Komma nach der Anrede, in formellen Briefen niemals ein Doppelpunkt

Schritt 3: Verfassen Sie einen klaren Eröffnungsabsatz

Geben Sie Ihr Ziel sofort und professionell an.

• Führen Sie mit Ihrem Hauptziel: „Ich schreibe, um mich nach … zu erkundigen“ oder „Ich möchte offiziell beantragen …“
• Stellen Sie den erforderlichen Kontext bereit: Erwähnen Sie relevante Daten, Referenznummern oder frühere Korrespondenz
• Halten Sie es kurz: Beschränken Sie sich auf maximal 2–3 Sätze
• Erwartungen festlegen: Geben Sie kurz an, was den Leser in den folgenden Absätzen erwartet

Beispiel: „Ich möchte hiermit aufgrund eines familiären Notfalls eine dreitägige Freistellung vom 20. bis 22. März 2024 beantragen. Dieses Schreiben dient als offizielle Mitteilung gemäß den Unternehmensrichtlinien.“

Schritt 4: Entwickeln Sie Ihre Hauptpunkte im Hauptteil

Präsentieren Sie Ihre Informationen logisch und überzeugend.

• Verwenden Sie separate Absätze für jeden Hauptpunkt oder jedes Hauptargument
• Geben Sie spezifische Details an: Geben Sie Daten, Beträge, Referenznummern oder Belege an
• Behalten Sie einen professionellen Ton bei: Vermeiden emotionale Sprache, auch bei der Bearbeitung von Beschwerden
• Seien Sie direkt, aber höflich: Sachverhalte klar darlegen, ohne fordernd oder unhöflich zu sein
• Unterstützen Sie Ihre Anfragen: Erklären Sie, warum Ihrem Antrag stattgegeben oder Ihr Anliegen bearbeitet werden sollte

Strukturieren Sie jeden Textabsatz:

• Themensatz, der den Hauptpunkt darlegt
• Unterstützende Details und Beweise
• Verbindung zu Ihrem Gesamtziel

Schritt 5: Schreiben Sie einen starken Schlussabsatz

Beenden Sie mit Klarheit und Professionalität.

• Formulieren Sie Ihre Hauptanfrage neu oder fassen Sie Ihren Zweck zusammen
• Gewünschte Aktionen angeben: „Ich würde mich über eine Antwort bis zum … freuen“ oder „Bitte kontaktieren Sie mich unter …“
• Dankbarkeit ausdrücken: „Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit“
• Geben Sie Folgeinformationen an: Geben Sie Ihre Telefonnummer oder die beste Kontaktmethode an
• Erwartungen festlegen: Geben Sie an, wann Sie bei Bedarf nachfassen werden

Beispiel: Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie diesen Urlaubsantrag bis zum 18. März genehmigen könnten, damit ich die notwendigen Vorkehrungen treffen kann. Bei weiteren Fragen erreichen Sie mich gerne unter (555) 123-4567. Vielen Dank für Ihr Verständnis in dieser schwierigen Zeit.

Schritt 6: Verwenden Sie einen professionellen Abschluss und eine professionelle Unterschrift

Beenden Sie Ihren Brief mit der entsprechenden Formalität.

Wählen Sie den richtigen Abschluss:

• "Aufrichtig," – Am häufigsten und immer angemessen
• „Hochachtungsvoll“, – Für Regierungsbeamte oder formelle Situationen
• "Beste grüße," – Etwas weniger formell, aber immer noch professionell
• "Mit freundlichen Grüßen," – Traditionell und sehr formell

Vervollständigen Sie Ihren Signaturblock:

• Lassen Sie nach dem Schluss 3-4 Leerzeilen
• Unterschreiben Sie mit Tinte (bei physischen Briefen)
• Geben Sie Ihren vollständigen Namen unter der Signatur ein
• Fügen Sie gegebenenfalls Ihren Titel oder Ihre Position hinzu
• Fügen Sie „Anlage“ oder „Anhang“ hinzu, wenn Sie zusätzliche Dokumente beifügen

Beispiel:

Mit freundlichen Grüßen [Handschriftliche Unterschrift] Sarah Johnson Marketingkoordinatorin Anlage: Medizinische Dokumentation

Abschließende Tipps für den Erfolg

• Sorgfältig Korrektur lesen auf Grammatik-, Rechtschreib- und Formatierungsfehler
• Kopien aufbewahren aller formellen Briefe für Ihre Unterlagen
• Verwenden Sie Qualitätspapier und professionelle Schriftarten für gedruckte Briefe
• Entsprechend nachfassen wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Antwort erhalten
• Passen Sie Ihren Ton an auf die Situation ein und behält dabei die ganze Zeit über die Professionalität bei

Hier ist ein Tipp: Sie müssen Ihren Briefschreibprozess beschleunigen, Wordwriter AI Buchstabengenerator hilft beim Generieren verschiedener Buchstaben, die Sie schnell verwenden können

Häufige Fehler, die Sie beim Schreiben formeller Briefe vermeiden sollten

Selbst gut gemeinte formelle Briefe können aufgrund häufiger Fehler ihren Zweck verfehlen. Hier sind die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden können:

Formatierungs- und Strukturfehler

Falsche Adressplatzierung

• Fehler: Platzieren Sie Ihre Adresse links oder zentriert
• Lösung: Geben Sie Ihre Adresse immer oben rechts an

Inkonsistente Abstände

• Fehler: Zufällige Abstände zwischen Abschnitten oder gedrängter Text
• Lösung: Verwenden Sie innerhalb der Abschnitte einen einheitlichen einfachen Abstand und zwischen ihnen einen doppelten Abstand.

Fehlendes oder falsches Datumsformat

• Fehler: Verwenden Sie abgekürzte Daten wie „15.03.24“ oder lassen Sie das Datum ganz weg
• Lösung: Immer das vollständige Datum schreiben (15. März 2024)

Fehler bei Anrede und Schlussform

Unangemessene Grüße

• Fehler: Verwendung von „Hey“, „Hallo“ oder „An alle Interessierten“ (veraltet)
• Lösung: Verwenden Sie „Sehr geehrter [Name]“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn der Name unbekannt ist

Falsche Zeichensetzung

• Fehler: Verwendung von Doppelpunkten nach Anreden („Sehr geehrter Herr Smith:“) oder Semikolons
• Lösung: Setzen Sie in Briefen nach der formellen Anrede immer ein Komma

Nicht übereinstimmende Schließungen

• Fehler: Verwenden Sie lockere Schlussformeln wie „Danke“, „Prost“ oder „XOXO“.
• Lösung: Halten Sie sich an professionelle Schlussformeln: „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“, „Mit freundlichen Grüßen“,

Inhalts- und Tonprobleme

Den Hauptpunkt vergraben

• Fehler: Schreiben Sie mehrere Absätze, bevor Sie Ihr Ziel angeben
• Lösung: Beginnen Sie im ersten Absatz mit Ihrer Hauptanfrage oder Ihrem Hauptzweck

Emotionale oder aggressive Sprache

• Fehler: „Ich bin wütend, dass …“ oder „Ihr Leute macht nie …“
• Lösung: Bewahren Sie auch bei der Bearbeitung von Beschwerden einen professionellen Ton

Zu vage sein

• Fehler: „Ich brauche bei etwas Hilfe“ oder „Es gab ein Problem“
• Lösung: Geben Sie genaue Daten, Beträge und Details an

Überlänge

• Fehler: Schreiben mehrerer Seiten für einfache Anfragen
• Lösung: Fassen Sie sich kurz – die meisten formellen Briefe sollten eine Seite lang sein

Sprach- und Grammatikfehler

Kontraktionen verwenden

• Fehler: „Ich kann nicht teilnehmen“ oder „Wir bitten um“
• Lösung: Schreiben Sie die vollständigen Wörter aus: „Ich kann nicht teilnehmen“ oder „Wir bitten um“

Informeller Wortschatz

• Fehler: „Zeug“, „Dinge“, „viel“, „wirklich gut“
• Lösung: Verwenden Sie formale Alternativen: „Materialien“, „Artikel“, „zahlreich“, „ausgezeichnet“

Schlechtes Korrekturlesen

• Fehler: Senden von Briefen mit Tippfehlern, Rechtschreibfehlern oder Grammatikfehlern
• Lösung: Lesen Sie es immer mehrmals Korrektur und lassen Sie es gegebenenfalls von jemand anderem überprüfen.

Fehler in der Berufsetikette

Anlagen vergessen

• Fehler: Anhänge erwähnen, aber vergessen, sie beizufügen
• Lösung: Überprüfen Sie alle referenzierten Dokumente vor dem Senden

Kein Folgeplan

• Fehler: Keine Angabe, wann oder wie Sie nachfassen werden
• Lösung: Geben Sie Ihre Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeit an

Falscher Empfänger

• Fehler: Senden von Beschwerden an die falsche Abteilung oder Person
• Lösung: Recherchieren Sie und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person ansprechen

Beispiel für einen formellen Brief

Hier ist ein ordnungsgemäß formatierter formeller Brief, der alle besprochenen Richtlinien befolgt:

[Ihr Name] [Ihre Klasse/Stufe] [Datum] Der Schulleiter [Name der Schule] [Adresse der Schule] Sehr geehrter Schulleiter [Nachname des Schulleiters], Betreff: Bericht über einen Vorfall auf dem Schulausflug zum Olumo Rock. Ich schreibe Ihnen, um Sie offiziell über einen Vorfall zu informieren, der sich während unseres jüngsten Schulausflugs zum Olumo Rock am [Datum des Ausflugs] ereignet hat. Der Ausflug war zwar eine wertvolle Lernerfahrung, jedoch ist eine Situation aufgetreten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Während der Besichtigung der historischen Stätte wurde ein Schüler, [Name des Schülers], kurzzeitig von unserer Gruppe getrennt. Der Schüler war etwa zehn bis fünfzehn Minuten lang verschwunden, was sowohl den Schülern als auch den beaufsichtigenden Lehrern große Sorgen bereitete. Die zuständigen Lehrer, [Name(n) des Lehrers/der Lehrerin], reagierten umgehend und professionell, indem sie eine systematische Suchaktion organisierten. Der Schüler wurde schnell, sicher und unverletzt in der Nähe des Kunsthandwerksmarkts am Fuße des Felsens gefunden und sofort wieder zu unserer Gruppe geführt. Das schnelle Handeln des Personals war lobenswert und gewährleistete die Sicherheit des Schülers. Ich mache Sie hierauf aufmerksam, um dies zu dokumentieren und möglicherweise die Überprüfung der Sicherheitsprotokolle für zukünftige Aktivitäten außerhalb des Campus zu unterstützen. Vielen Dank für Ihre Berücksichtigung dieser Angelegenheit. Hochachtungsvoll, [Ihr Name]

Schlussfolgerung

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